Mejorando la productividad del sistema de gestión de la calidad (informatizando el sistema)

Poco a poco el tren ha ido haciendo más lenta su marcha, y al sacar la cabeza por la ventanilla, aquello que afirmaban algunos viajeros sobre que se acercaba un oscuro túnel parece que se va a cumplir. No todos tenemos desarrollada por igual la percepción visual, pero poco a poco al irnos acercándonos, podemos acreditar que la profecía era cierta. Muy a pesar de todos, ya se puede hablar de que estamos en crisis.

Y en estas situaciones debemos apretarnos el cinturón. Suele ser difícil ajustarse en grandes partidas que nos den un soplo de aire fresco, debiendo recurrir habitualmente a la acumulación de pequeñas reducciones del gasto o a mejoras que aporten incrementos del ratio de productividad.

Es en esta segunda vía donde nos topamos con el dicho: “En casa de herrero, cuchillo de palo”. Se trata de la casa de Calidad. Predicamos continuamente con la necesidad de realizar las mejoras necesarias con tal de ser eficientes. Pero esta eficiencia no siempre está correctamente gestionada en la propia sistemática de trabajo del área de Calidad.

Informatice el sistema

Recientemente hemos detectado largas horas de dedicación del Responsable de calidad a la elaboración de actas del Comité de calidad y a las revisiones del sistema, cuando las aplicaciones informáticas actuales las permiten hacer con un solo clic. Como ejemplo la elaboración de la revisión del sistema anual, donde se suelen dedicar entre 8 horas (pequeñas empresas) y 30 horas (empresas más complejas), pudiendo ser el tiempo de preparación de unos pocos minutos, si se utiliza el software apropiado.

Minimice el desgaste

Otra de las tareas donde se produce un desgaste temporal, y mental, del Responsable de calidad es en el control y seguimiento de las tareas de la calidad (reclamaciones de clientes pendiente de contestar, acciones de mejora no implantadas, indicadores no actualizados, etc.). En lo referente a desgaste mental la aplicación no siempre nos puede aportar algún beneficio directo, pero en el esfuerzo diario sí nos permite reducir la dedicación gracias a la automatización. Actualmente las aplicaciones informáticas más avanzadas incluyen un gestor de tareas que facilita al Responsable de calidad la elaboración de listados por responsables y tareas pendientes, además de automatizar correos electrónicos de recordatorio de las tareas a las personas afectadas.

Esta funcionalidad nos permite, en caso de volúmenes significativos, priorizar mejor las acciones de seguimiento, reduciendo así el tiempo de esfuerzo y el desgaste.

Descentralice tareas e incremente la implicación

Especialmente en las Pymes, aún nos encontramos con un área de Calidad que debe ir solicitando información en diferentes frentes para registrarla, y coordinar las acciones de otras áreas que una vez realizadas serán registradas nuevamente por Calidad.

Otro de los beneficios de este tipo de aplicaciones es la descentralización de las tareas. Las nuevas herramientas de comunicación permiten agilizar la introducción de datos de un mismo elemento (reclamación de cliente, incidencia de proveedor, acción de mejora, etc.). Posibilita desglosar la gestión de dicho elemento, por ejemplo una reclamación de cliente, entre varias personas, especializadas o con mayor información sobre lo ocurrido: quién recibe la queja, quien analiza lo sucedido o quién determina las acciones para solucionarla. Logrando así un aspecto que depara cierta dificultad, la implicación del personal en el sistema de la calidad, además de fraccionar el tiempo dedicado a la introducción de datos.

Aproveche tiempos muertos

Las aplicaciones más aventajadas, aquellas que trabajan en modo ASP, pueden aprovechar tiempos muertos para la introducción de datos al poderse conectar desde cualquier punto del mundo vía Internet.

ASP, «Aplication Service Providers», (Proveedor de Servicios de Aplicaciones) es aquel modelo de negocio de software que se centra en facilitar el acceso a aplicaciones multiempresa, en las que éstas comparten el mismo proveedor e infraestructuras de hardware y software utilizando Internet como canal de distribución, encargándose el ASP del almacenamiento de dichas aplicaciones (Application Hosting) y de la administración, soporte, mantenimiento y seguridad de la información y/o datos de la empresa cliente.

Se fundamenta en ofrecer una solución de red integrada y total, que incluya software, hardware, cableado, mantenimiento, soporte, conectividad a Internet, de manera que la empresa que contrata al ASP se evite grandes inversiones por la compra de software, que de entrada pueden resultar prohibitivas, sobre todo para la PYME. La idea consiste pues en alquilar en vez de comprar, externalizar en vez de afrontar grandes gastos, garantizando la actualización continua del software, así como eliminar los problemas habituales de compatibilidad.

Gracias a esta característica podemos acceder desde el portátil durante un viaje aprovechando así esas horas improductivas. De la misma manera, en circunstancias como una feria o un congreso, facilita la introducción de datos directamente, evitando la posterior pérdida de tiempo de transcribir la información recogida en las oficinas. Relacionando esta característica con la anteriormente comentada de la descentralización, permite al personal que de forma continuada está fuera de la oficina, como los comerciales, implicarse en la gestión de calidad.

¿Pero realmente es rentable una aplicación de este tipo?

Hay quien comercializa el producto indicando que el esfuerzo en gestión de calidad se reduce en un 70%. Nuestra experiencia, a través de nuestra aplicación http://www.timetoquality.com/, nos confirma que hay casos donde esta afirmación llega a ser cierta, aunque dependerá de la situación inicial de cada empresa. En cualquier caso, podemos refrendar que a través de la informatización se logra una mayor implicación del personal en el sistema de la calidad, un mejor aprovechamiento de los tiempos muertos, una reducción significativa del tiempo global dedicado, y por consiguiente en muchos casos se logra un menor desgaste.

Para que al tren salga del túnel, quizás deberíamos bajar todos, aunar fuerzas y empujar. Cada uno según sus posibilidades. En nuestro caso, desde el área de Calidad, Mejorando la productividad del sistema de gestión de la calidad.